تکنیک های کارآمد برای سفرهای کاری

سفرهای کاری

تکنیک های کارآمد برای سفرهای کاری

معمولا در سفر یا سفرهای کاری با همکاران، همه چیز از قبل برنامه‌ریزی می‌شود و انتظار می‌رود همه چیز تا حد ممکن خوب پیش برود. اما گاهی مشکلات غیرمنتظره‌ای پیش می‌آید که حتی برای افراد حرفه‌ای هم ترسناک و استرس‌آور است. خبر خوب این است که بسیاری از این دردسرها برای مسافران تجاری قابل اجتناب است و در بدترین شرایط هم می‌توان با اشراف به چند نکته ساده، به بهترین شکل اوضاع را مدیریت کرد.

در این مقاله به مشکلات رایجی که بسیاری از افراد در سفرهای کاری با آن مواجه هستند، اشاره می‌شود و راهکارهایی برای مدیریت این مشکلات به شما ارائه می‌گردد.

  1. ظرفیت پرواز شما پر شده است.

هر چند عادلانه نیست، اما فروش بیش از ظرفیت بلیط‌ هواپیما قانونی و در بین خطوط هوایی بسیار رایج است. خطوط هوایی می‌خواهند مطمئن شوند که هواپیماهای آنها هنگام پرواز حداکثر ظرفیت را دارند. بنابراین محاسباتی را مبنی بر اینکه چه تعداد از مسافران ممکن است به موقع در فرودگاه حضور نیابند انجام می‌دهند، و سپس تعدادی بلیط‌ اضافه‌ بر سازمان می‌فروشند تا خسارت خود را جبران کنند.

مشکل وقتی به وجود می‌آید که تمام مسافران به موقع حضور می‌یابند و صندلی کافی برای همه آنها وجود ندارد. مهمانداران شروع به صحبت با مسافران می‌کنند تا ببینند کدام یک حاضرند داوطلبانه در ازای دریافت ووچر هتل یا یک پرواز دیگر از صندلی خود صرف‌نظر کنند. اگر هیچ کس در این شرایط داوطلب نشود، امکان اینکه نتوانید به پرواز خود برسید و سوار شوید وجود دارد که در سفرهای کاری مشکل‌ساز است.

البته اغلب خطوط هوایی، خسارتی بابت تاخیر و نرسیدن به پرواز به شما پرداخت خواهد شد. برای اجتناب از این مشکل، سعی کنید خیلی زودتر خود را به فرودگاه رسانده، کارت پرواز خود را دریافت کنید و وارد گیت شوید. اگر مرتب به سفرهای کاری می‌روید، سعی کنید از کارت اعتباری خطوط هوایی بهره‌مند شوید یا در باشگاه مشتریان آنها در سیستم اطلاع‌رسانی پروازها و آفرهای ویژه عضو شوید.

  1. پرواز شما تاخیر دارد.

بر خلاف فروش بیش از ظرفیت بلیط، خطوط هوایی برای تاخیر هیچ خسارتی به شما پرداخت نخواهند کرد. تاخیر به دلیل شرایط بد آب و هوایی و مشکل موتور هواپیما، مشکلاتی هستند که واقعا نمی‌توان در مورد آن کاری انجام داد. بسیاری از سفرهای کاری به خاطر این تاخیرها ممکن است حتی کنسل شود.

سفرهای کاری

تنها راهکاری که می‌توانید در سفرهای کاری پیش از مواجه با این مشکل داشته باشید این است که زمان پرواز خود را نزدیک به جلسه کاری انتخاب نکنید و اگر دو پرواز برای رسیدن به مقصد دارید زمان بین آنها را در نظر بگیرید که با تاخیر در پرواز اول، پرواز دوم را نیز از دست ندهید. هر چند انتخاب پرواز مستقیم در صورت امکان، بهترین گزینه است و در هنگام تاخیر استرس کمتری برای شما دارد.

  1. پاسپورت خود را گم می‌کنید.

سفرهای کاری

در سفرهای کاری ، گم شدن پاسپورت شاید استرس‌آورترین موقعیت ممکن باشد. در این شرایط باید در اداره پلیس یک فرم مشخصات خود را پر کنید و با با مراجعه به سایت وزارت خارجه، فرم‌های مربوط به دریافت پاسپورت را پرینت بگیرید و در مرحله آخر فرم‌های پر شده را به سفارت کشور خود تحویل دهید و کمی منتظر بمانید تا پاسپورت شما آماده شود. اما این راهکار برای زمانی است که شما حداقل یک روز وقت دارید و در سفر هستید.

بهترین راه‌حل این است که شما همیشه فایل دیجیتالی از تمام مدارک خود از جمله پاسپورت و کارت ملی در یک فضای ابری مانند دراپ باکس یا وان درایو و یا حتی ایمیل خود، داشته باشید. با این فایل دیجیتال حداقل می‌توانید هویت خود را ثابت کنید هر چند اصل مدارک خود را به همراه نداشته باشید.

  1. چمدان خود را گم می‌کنید.

اگر چمدان خود را نیافتید، بلافاصله گزارشی را به خط هوایی تحویل دهید، ممکن از چند دقیقه تا چند روز زمان ببرد تا به دست شما برسد. به یاد داشته باشید برای اجتناب از این شرایط، بویزه در سفرهای کاری حتما نام، شماره تماس و برنامه سفر خود (مقصد) را با برچسب بر روی چمدان بزنید تا خط هوایی در کوتاه‌ترین زمان ممکن آن را به دست شما برساند.

  1. اتاق شما در هتل نامناسب است.

سفرهای کاری

در سایت اغلب هتل‌ها، اتاق‌ها در بهترین حالت ممکن نمایش داده می‌شوند، احتمالا شما نیز بر اساس همین عکس‌ها هتل خود را انتخاب می‌کنید اما به محض اینکه به هتل می‌رسید، می‌بینید واقعیت چیز دیگری است. روتختی‌ها کثیف هستند، وسایل گرمایشی یا سرمایشی اتاق خراب است و بسیاری مشکلات دیگر می‌تواند باعث ناراحتی شما شود.

اگر موضوعی شما را آزرده‌خاطر کرده است به مدیریت هتل گزارش دهید. به احتمال زیاد یا اتاق دیگری را به شما پیشنهاد می‌دهند یا مشکل اتاق شما را برطرف می‌کنند. تجربه نشان داده است، صحبت ملایم و آرام با پرسنل هتل همیشه بهتر از عصبانی شدن و داد و فریاد است و معمولا نتیجه بهتری می‌دهد. مخصوصا در سفرهای کاری این مورد را به خاطر بسپارید که هرگز با پرسنل هتل درگیر نشوید.

  1. در سفرهای کاری بیمار می‌شوید.

برای اجتناب از این مشکل در سفرهای کاری و بطور کلی در تمام سفرها سعی کنید نه تنها در طول سفر بلکه حدود یک هفته پیش از سفر به اندازه کافی بخوابید، آب کافی بنوشید و از یک رژیم غذایی سالم پیروی کنید. به هنگام سفر حتما دفترچه یا کارت بیمه خود را بردارید تا در صورت لزوم بتوانید از خدمات درمانی استفاده کنید.

اگرچه هر سفر بویژه سفرهای کاری ممکن است مشکلات منحصربفرد و غیرمنتظره‌ای داشته باشد، دانستن این راه‌حل‌های ساده می‌تواند به شما کمک کند در شرایط سخت اوضاع را تحت کنترل داشته باشید.

 

منبع: www.inc.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *